Contentum ECM - это решение для организации внутрикорпоративного электронного документооборота. Приложение построено на платформе Contentum BPM, что позволяет, наряду со стандартными процессами документооборота, реализовать сквозные бизнес-процессы компании.
Организация электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота - это перевод обращения документов из бумажной формы в электронную. Все действия, столь понятные и обычные при работе с бумагой, реализуются в электронной форме. Набор этих действий (процессов) хорошо регламентируется Европейским стандартом для систем электронного документооборота MoReq2. Согласно этому стандарту для перевода в электронный вид необходимо реализовать следующие базовые процессы: создание, движение, хранение, поиск, отображение, обеспечение безопасности и т.д. Этот подход систематизирует процедуру внедрения. Он разрешает разбить весь поток на отдельные части. Для ряда документов и документопотоков уже есть стандартные решения, которыми следует воспользоваться.
Электронная канцелярия
«Электронная канцелярия» автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов.
Управление договорами
«Управление договорами» позволяет провести подготовку, согласование, организовать хранение и обработку договоров и сопутствующих документов.
Внутренние документы
Раздел «Внутренние документы» организовывает работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии.
Согласование счетов
Раздел «Согласования счетов» автоматизирует согласование, оплату и хранение счетов.
Для «нестандартных» документов и документопотоков с помощью системы документооборота можно быстро настроить базовые процессы, которые позволят быстро перейти к электронному обмену документами внутри компании.
Функции СЭД
Системы класса ECM содержит ряд функций, необходимых для быстрой реализации электронного документооборота в компании.
Штрих-кодирование
Работа со штрих-кодами разрешает реализовать функцию быстрого поиска документов в электронном архиве по бумажной копии. Сканер считывает штрих-код и система быстро находит документ внутри системы.
ЭЦП (электронно-цифровая подпись)
Для формирования криптографической защиты при работе с электронными документами в базовой поставке Contentum ECM+ идет «Электронно-цифровая подпись».
Поиск / Полнотекстовый поиск
В Contentum ECM+ реализованы функции поиска по атрибутам документов, а также есть полнотекстовый поиск загруженных документов. Механизм полнотекстового поиска поддерживает морфологию украинского и русского языков.
Гибкая настройка СЕД
Одной из важных функций СЕД является возможность гибкой подстройки под процессы компании, в которой СЕД внедряется. Вот неполный перечень компонентов СЕД, которые подлежат настройке.
Типы документов
Для построения структурированного хранилища документов в Contentum ECM+ можно конструировать разные типы документов. Каждый тип документа имеет собственные особенности: набор атрибутов, внешний вид карточек, маршрут и т.д.
Шаблоны документов
Для генерации документов и пакетов документов по шаблону в Contentum ECM+ разработан механизм шаблонов. Шаблоны могут составляться в офисном формате (MS Word, MS Excel). Для формирования шаблонов есть возможность использовать циклы, условия.
Номенклатура документов
Номенклатура документов определяет каким образом документы группируются в дела. При создании документа он по определенным правилам попадает в дело, которое облегчает дальнейшую обработку и поиск документов.
Реестры документов
При настройке программы администратор может быстро сформировать реестры документов. Это могут быть такие реестры как «Неоплаченные счета», «Просроченные договора», «Необработанные входящие» и так далее. Это делается быстро и мышкой.
Маршруты движения документов
«Мышкой» настраиваются и маршруты движения документов. Для этого используется базовый для Contentum механизм управления бизнес-процессами. Для приложения ECM+ создан большой набор блоков для работы с электронными документами - подписание, согласование, ознакомление с документами и так далее.
Дополнительные возможности
Внешние программы удачно дополняют возможности Contentum ECM.
Мобильные приложения
Для Contentum ECM+ разработаны мобильные приложения для iPhone, iPad и смартфонов на базе ОС Android. Мобильные приложения содержат блоки входящих задач, Контроль и Ленту. Поддерживаются все функции работы с электронными документами - Согласование, Подписание, Рассмотрение и так далее.
Contentum Agent
Еще одним полезным приложением Contentum является Contentum Agent. Это небольшое приложение, которое устанавливается на компьютер (поддерживаются Windows, Mac OS, Linux). Contentum Agent извещает о событиях в системе, обеспечивает роботу с Лентой и разрешает удобно работать с электронными документами (в том числе редактировать их on-line).
MS Outlook plug-in
Plug-in для MS Outlook позволяет создавать задачи из входных писем, создавать документы из вложений. Приложение интегрировано в MS Outlook.
