http://joomlarulit.com/

Contentum ECM поддерживает весь процесс документооборота служебных записок, приказов и других видов внутренних документов: создание, согласование, регистрация, ознакомление, подписание, контроль выполнения и хранение в системе.

Внутренние документы

 

Служебные записки

Для работы с внутренними документами в системе Contentum, как правило, создается специальный процесс "Служебная записка», который обеспечивает полную автоматизацию всего цикла обработки служебных записок. Больше не нужно накапливать стопки бумаг, проходить продолжительные этапы согласования документов. Создание, регистрация, отправка адресатам, поиск документов - все автоматизировано и представлено в электронном виде.


Создание служебной записки

Contentum ECM разрешает быстро сформировать служебные записки на основании существующих шаблонов. Благодаря гибкости настройки шаблонов и полей, исключается возникновение ошибок, которые могли бы возникнуть при использовании бумажного документооборота.


Согласование и принятие решений

Главная цель этого этапа - принятие решения о целесообразности дальнейшего движения документа по маршруту.

Документ можно согласовать или отклонить, объяснив причину. Гибкая настройка шагов согласования разрешает сделать это автоматически. Также не нужно волноваться о передаче документа другому лицу.


Исполнение и контроль

На основе служебной записки можно создавать доверенности по документу и отправлять их исполнителям. Для того, чтобы постановщик задач мог отслеживать их выполнение, в системе реализованы инструменты контроля, например, оповещение и удобная фильтрация электронных реестров.

 

 

Приказы

В отличие от создания служебной записки, приказы требуют определенных правил их составления. И даже, если приказ составлен правильно, то его дальнейшее движение от одного лица к другому может занять много времени. Это, конечно, отражается на контроле выполнения работ по приказам. Cистема Contentum позволяет решить все эти проблемы с помощью уже настроенных шаблонов маршрутов движения приказов, а также инструментов выполнения контроля.


Подготовка приказов

Система разрешает настроить шаблоны для разных типов приказов. Пользователю остается только заполнить поля шаблона, которые будут отображены в форме.

Использование шаблонов сокращает время заполнения документа, а также снижает количество ошибок при введении данных.


Согласование и подписание приказов

Для согласования приказов разрабатываются маршруты, которые так или иначе включают всех участников процесса. Таким образом, каждый участник точно знает о своих действиях в этой цепочке. При такой, четко организованной процедуре, принимать решение по приказу можно максимально быстро, не теряя времени на формальности.

При согласовании документ попадается на подпись, в другом случае указывается причина отказа: что не устроило в текущей формулировке.


Регистрация приказов

Следующий этапом после согласования документа является его регистрация. При введении документа в систему от секретаря потребуется лишь указать необходимые реквизиты регистрации документа, и приказ автоматически получит свой номер в деле.


Ознакомление

Информировать о приказе можно несколькими способами: отправить его на ознакомление, выполнение или сделать рассылку.

Отправляя приказ на ознакомление, система автоматически формирует письмо ознакомления.

Оно содержит таблицу данных, в которой отображены все пользователи, которые получили документ для ознакомления. В таблице можно видеть статус задачи для каждого пользователя, дату ознакомления и комментарии.