http://joomlarulit.com/

Электронная канцелярия входит в состав программы Contentum ECM и разрешает правильно организовать работу с электронными документами: движение, регистрация, хранение и поиск. С помощью электронной канцелярии можно контролировать ход выполнения поручений, пересматривать решения руководства, а также быстро находить бумажные оригиналы документов.

Электронная канцелярия

 

Регистрация и обработка документов

Зарегистрировать документ можно в один клик на главной странице системы. Регистрация документа означает создание его регистрационно-контрольной карточки и присвоение ему регистрационного номера. Номер генерируется автоматически в зависимости от места регистрации и дела.

После регистрации документ начинает официально существовать в компании.

Все зарегистрированные документы формируют реестр. В дереве папок можно увидеть ветвь «Канцелярия», в которой сохраняются все виды документов, разбитые на документопотоки.

В системе Contentum предусмотрено четыре документопотока: входящие, исходящие, внутренние документы и договора.


Создание и регистрация входящего документа

Для введения документа в систему необходимо заполнить основные атрибуты входящего документа. К карточке документа крепится скан бумажного документа или загружается его электронный вариант. Регистрационный номер присваивается автоматически. После чего зарегистрированный документ отображается в реестре входящих документов в Канцелярии.


Рассмотрение входящего документа

Как правило, после регистрации входящий документ попадает на этап рассмотрения для вынесения резолюции.

При вынесении резолюции определенное ответственное лицо может сформировать список задач по входящему документу с назначением исполнителей, поручений и сроков. Поставленные задачи приходят исполнителю с добавленным документом и ставятся на контроль.

Также при рассмотрении документа можно просто создать резолюцию, не ставя задачу. При этом постановку задач можно делегировать другому лицу.


Контроль

Для контроля работы над входящими документами существуют специальные отчеты. Отчеты дают возможность получить информацию о том, какие задачи были поставлены по каждому из документов и какой статус выполнения по каждой из этих задач. Также возможно просмотреть ситуацию в целом и провести общую аналитику работы.


Исходящие документы

Ввод в систему исходящих документов практически не отличается от ввода входящих документов. Кроме стандартного метода загрузки документа, можно создавать его по заранее вложенному в систему шаблону. Пользователю остается только заполнить поля шаблона, которые будут отображены в форме.

Перед регистрацией исходящий документ нужно согласовать. В данном случае, действия пользователя минимальны: документ можно согласовать или отклонить, объяснив причину.

Основной задачей контроля исходящих документов есть является контроль отправки. Решение такой задачи в системе представлено в виде предусмотренного реестра по не отправленным документам.


Журналы регистрации

В "Электронной канцелярии" ведется журнал регистрации всех документов.

Журнал регистрации является папкой-фильтром, с помощью которой можно настроить практически любую структуру реестров документов, необходимую для компании.


Канцелярия для территориально распределенных компаний

Электронная канцелярия предоставляет возможность работать с общими документами и задачами в единой системе, независимо от территориального расположения участников процесса. Для организации подобного пространства и приведения в порядок документов необходимо создать и настроить номенклатуру документооборота с помощью отдельных мест регистрации, соответствующих подразделам организации, которые ведут независимый учет документов.


Гибкая настройка номенклатуры дел

Настройка номенклатуры дел - создание мест регистрации, разделов, дел, а также типов документов с указанием их документопотоков.

При необходимости параметры регистрации документов могут быть настроены очень гибко под нужды организации - от простейших схем небольших организаций к сложным схемам классификации документов, в которых используются перекрестные нумерации дел и другие канцелярские сложности, характерные для больших организаций.


Поиск документов

Зарегистрированный документ в системе всегда можно быстро найти.

Вся информация на карточке документа структурирована и разбита по вкладышам. Для поиска нужных документов достаточно ввести в качестве параметров его реквизиты или реквизиты регистрационной карточки. Также найти необходимый документ можно и по штрих-коду: при генерации документов по шаблону штрих-код автоматически добавляется на страницу документа.

Кроме того, параметры поиска могут быть сохранены в формате фильтра для еще более удобной работы с реестрами.


Мобильные решения

Работать с канцелярией можно и независимо от своего местоположения. Разработанные мобильные приложение для iPhone Contentum, IPad и смартфонов на базе ОС Android позволяют существенным образом экономить время при рассмотрении входящего потока задач. Приложения забирают всю новую информацию из Contentum одним большим пакетом и больше не приходится ждать загрузки страниц - вся необходимая информация для принятия решения отображается на экране.

Кроме того, работать с задачами можно в режиме оффлайн. При отсутствии Интернета можно принимать решение по задачам, согласовывать или редактировать документы. Любые изменения сохраняются и моментально передаются в систему при первом же подключении.