http://joomlarulit.com/

Система Contentum позволяет легко и быстро ставить задачи подчиненным и контролировать их выполнение. Использование системы дает возможность не только повысить объемы исполнительной деятельности сотрудников, но и положительно обозначается на качестве выполнения задач.

Управление задачами/Отчеты/Исполнительная дисциплина

Постановка и выполнение задач

Contentum ECM позволяет наладить управление поручениями в компании.

Инициатор создает задачу Исполнителю. При этом возможные следующие варианты: 

  1. 1. Возможно поставить задачу на текущий контроль определенному сотруднику компании (как правило, это руководитель).
  2. 2. Возможно добавить в задачу сотрудника, который согласовывает - в этом случае выполнение начнется только после согласования.
  3. 3. У задачи всегда только один ответственный, но всегда можно добавить соисполнителей. Они будут получать информацию по задаче.
  4. 4. Возможно указать плановые трудозатраты. В этом случае при формировании отчета по трудозатратах включится механизм ограничения сверху по этой задаче.

После сохранения задачи, она сразу же идет к Исполнителю (или к сотруднику, который все согласовывает).


Контроль выполнения задач

После завершения задачи, Исполнитель завершает ее и пишет комментарий, при необходимости прикладывает документы и файлы.

После этого задача попадается на контроль к инициатору, который должен поставить пометку о том, что задача выполнена. Инициатор может вернуть задачу на доработку, добавив комментарий или частично изменить постановку задачи.

После приема задача считается завершенной и попадается в архив.


Контроль трудозатрат / Отчеты

Contentum ECM+ разрешает наладить контроль трудозатрат по выполненным задачам.

В конце недели или месяца пользователь может заполнять отчет, в котором указывает, какие задачи выполнялись и сколько времени на это израсходовано.

После отправки отчета трудозатраты поступают на согласование Заказчику этих задач. Он может что-то принять, что-то отклонить.

В результате формируется сумма согласованных часов, которая может использоваться в том числе и для начисления ЗП.

 

Работа в отделе

Руководитель может всегда открыть список задач своих подчиненных.

Это популярная функция. Кто-то заболел, а сегодня уже нужно получить результат. Руководитель может переназначить задачу на кого-то другого или выполнить ее сам.

В разделе «Компания» также можно посмотреть метрические данные результативности подчиненных: исполнительную дисциплину, количество задач в работе и в просрочке и количество согласованных трудозатрат.


Периодические задачи

Некоторые задачи повторяются. Каждый день, каждую неделю, месяц, квартал.

Для того, чтобы не создавать каждый раз новую задачу, в Contentum ECM существуют периодические задачи. Достаточно один раз создать задачу и указать как часто она должна отправляться исполнителю, и система автоматически начнет ставить эту задачу с заданной периодичностью.


Исполнительская дисциплина

Задачи имеют сроки. Если задача закрыта к сроку завершения, значит все нормально, если после истечения срока или не закрыта совсем - значит она считается просроченной.

Агрегированный отчет об исполнительной дисциплине позволяет увидеть, сколько процентов от общего количества поставленных задач выполняется в срок по каждому человеку.

Пример: за февраль 2014 года Иванову было поставлено 40 задач. 30 из них Иванов закрыл в срок. В этом случае процент исполнительной дисциплины будет равен 75%.

Проценты исполнительной дисциплины за месяц целиком могут использоваться при расчете ЗП для ряда сотрудников в компании.